Muchas veces cuando elaboramos o descargamos algún reporte, este cuenta con algunas celdas que se encuentran unidas con un mismo dato, para que sea más fácil entender y amigable para la vista, el problema se presenta cuando queremos utilizar esa data de manera individual para elaborar tablas dinámicas o subirlas a algún sistema, debido a que cuando seleccionamos la opción desunir (unmerge) solo toma las celdas que tienen información y las otra las mantiene en blanco haciendo que la tabla dinámica o el sistema donde queremos subir la información no lo reconozca, quizás tablas de unas cuantas celdas no sea problema, lo interesante es cuando hablamos de tablas de mil registros.
Para eso existe una metodología básica de excel que nos permite rellenar las celda con la misma información, al momento de tener las celdas unidas en cada una de los registros siguientes. Esto se podría hacer de manera manual, arrastrando los campos hacia abajo pero se podrían cometer errores y tomaría demasiado tiempo si tenemos muchos registros.
Detallamos a continuación los pasos que se deben realizar para este proceso:
1. Tenemos el reporte generado por ejemplo productos del mercado clasificados por categoría (Produce, Dairy, Meat, Seafood)
2. Para empezar con el proceso, seleccionamos la celda debajo de la palabra que queremos rellenar y presionamos F5 y se abrirá una ventana con la información de la tabla, en este caso seleccionamos Special.
3. Se abrirá una ventana con varias opciones a elegir, para realizar este proceso debemos escoger Blanks o celdas en blanco y presionamos OK.
4. Vemos que se cierra la ventana y se seleccionas las celdas siguiente, en este caso debemos presionar la tecla "+" y la tecla hacia arriba (seleccionará la celda anterior verticalmente), y presionamos Ctrl+Enter.
5. Se genera la información requerida y nos ahorramos un valioso tiempo para continuar elaborando nuestro reporte.
Espero que esta información haya sido de mucha utilidad, esta es una tabla básica, pero las cosas cambian cuando son miles de registro si lo tomamos de una perspectiva mas real, uno nunca sabe con que se puede encontrar en su vida profesional.
Referencia: https://www.youtube.com/watch?v=41wp3HhNeGQ
No hay comentarios:
Publicar un comentario