Microsoft Excel - Rellenar celdas en blanco

Muchas veces cuando elaboramos o descargamos algún reporte, este cuenta con algunas celdas que se encuentran unidas con un mismo dato, para que sea más fácil entender y amigable para la vista, el problema se presenta cuando queremos utilizar esa data de manera individual para elaborar tablas dinámicas o subirlas a algún sistema, debido a que cuando seleccionamos la opción desunir (unmerge)  solo toma las celdas que tienen información y las otra las mantiene en blanco haciendo que la tabla dinámica o el sistema donde queremos subir la información no lo reconozca, quizás tablas de unas cuantas celdas no sea problema, lo interesante es cuando hablamos de tablas de mil registros.

Para eso existe una metodología básica de excel que nos permite rellenar las celda con la misma información, al momento de tener las celdas unidas en cada una de los registros siguientes. Esto se podría hacer de manera manual, arrastrando los campos hacia abajo pero se podrían cometer errores y tomaría demasiado tiempo si tenemos muchos registros.

Detallamos a continuación los pasos que se deben realizar para este proceso:

1. Tenemos el reporte generado por ejemplo productos del mercado clasificados por categoría (Produce, Dairy, Meat, Seafood)

2. Para empezar con el proceso, seleccionamos la celda debajo de la palabra que queremos rellenar y presionamos F5 y se abrirá una ventana con la información de la tabla, en este caso seleccionamos Special.

3. Se abrirá una ventana con varias opciones a elegir, para realizar este proceso debemos escoger Blanks o celdas en blanco y presionamos OK.

4. Vemos que se cierra la ventana y se seleccionas las celdas siguiente, en este caso debemos presionar la tecla "+" y la tecla hacia arriba (seleccionará la celda anterior verticalmente), y presionamos Ctrl+Enter.

5. Se genera la información requerida y nos ahorramos un valioso tiempo para continuar elaborando nuestro reporte.

Espero que esta información haya sido de mucha utilidad, esta es una tabla básica, pero  las cosas cambian cuando son miles de registro si lo tomamos de una perspectiva mas real, uno nunca sabe con que se puede encontrar en su vida profesional.

Referencia: https://www.youtube.com/watch?v=41wp3HhNeGQ

Microsoft Excel - Separar Fecha y Tiempo de un reporte

La mayoría de los reportes dentro del ámbito empresarial son generados por medio de excel, debido a que es un sistema en que cada persona que tenga acceso a una computadora debe manejar, así sea de la manera mas básica hasta la mas avanzada. Hoy se presenta un caso en el cual unos sistemas, ya sea para reducir la utilización de la memoria, o presentar la información de una manera más eficiente concatenan ciertos valores de manera que cuando un usuario final los verifique sea mas sencillo analizarlo, esto cambia cuando otro usuario quiere usar esos mismos datos para generar reporte mas complejos y detallar más información.

Un ejemplo claro, sería el registro de entrada del personal a una empresa, donde un sistema registra día tras día el personal que entra y sale de la compañía por medio de un reloj de marcaje y envía dichos datos a una computadora donde se transforman en información, y al descargar esa información es generado un archivo de excel. Dicho archivo cuenta con 5 columnas: Nombre,Apellido, Número de empleado, Departamento, Hora/Fecha. La fecha y hora están unidas esto puede ser un problema si queremos crear una tabla dinámica utilizando estos datos, debido a que excel no reconocería estos datos fusionados por lo que es necesario aplicar la separación de estos, lo explicamos a continuación:

Separar la fecha de la hora

1. Queremos dividir la siguiente información la columna Date & Time (A) la queremos dividir respectivamente en la columna Date (B) y Time (C)

2. Para llevar a cabo esta separación, hay que tener en cuenta que el valor de 1 representa 1 día. El tiempo es una fracción de un día, por ejemplo, 0,33333 es de 8 horas (1/3 de un día). Así que, para extraer la fecha, ahora se puede obtener el valor total de la columna A se utiliza la función INT (INT devuelve el valor entero de una celda).

=INT (A2)

Es posible que se necesite cambiar el formato de la columna B para visualizar el formato de 'Fecha'.

Extraer la hora

3. Para extraer el tiempo, sólo hay que restar los datos de la columna A con todo el valor calculado en la columna B.

=A2-B2

Una vez más, es posible que tengas que cambiar el formato de la columna C para visualizar el formato de celda de 'Time'

Espero que esta información sea de mucha utilidad para las labores que se encuentren realizando.

Referencia: http://www.excel-exercise.com/function/date-time/split-time-and-date/